打印時熱敏打印頭同熱敏紙接觸，在一系列不斷變化的發熱點的作用下，熱敏紙感熱的部位變黑，不感熱的部位不變色。印刷卷紙，從而形成文字或條形碼，達到印刷的目的。熱敏紙分為有保護層和無保護層兩種，保護層在熱敏層上面，目的是保護熱敏層耐化學腐蝕、防止標簽污染和保護打印頭的目的。相對于熱轉移紙來說，熱敏紙的優勢在于無需色帶就可將可變的圖文信息打印到承印物表面。由于熱敏紙本身比熱轉移紙價格低，打印中又不需要使用色帶，所以打印成本相對低廉。熱敏涂層可以設定為不同的激活溫度和顏色，以適應不同性能的打印機的需要。其不足之處在于打印到熱敏紙上的信息具有可逆性和不穩定性。即在一定的溫濕度下，打印到熱敏紙上的信息會變得模糊。另外，在強光、化學腐蝕和有污漬的環境下熱敏紙上的信息也會變模糊，雖然有的熱敏材料表面涂有保護層，打印好的熱敏紙標簽其保存期限也最好不超過六個月。另外由于熱敏紙打印時紙張直接同打印頭接觸，對打印頭的磨損要比熱轉移紙嚴重，在高速打印機上這種現象尤為明顯。

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